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Encadrer des bénévoles

RÉFLEXIONS PRÉLIMINAIRES AVANT L’ENGAGEMENT DE BÉNÉVOLES

Le bénévolat a de multiples facettes. Il est source d’épanouissement pour ceux qui le pratiquent. Il est révélateur des besoins de la société et va à la rencontre de besoins non encore satisfaits. Les bénévoles contribuent au développement de la société civile. Il y a presque autant de raisons de commencer à faire du bénévolat qu’il y a de bénévoles.

Le fonctionnement, l’administration, les activités d’une association reposent souvent sur l’engagement de bénévoles qui y investissent leur temps et leur énergie. Il est important qu’au-delà de son adhésion aux objectifs de l'association, le bénévole puisse trouver d'autres satisfactions, notamment la possibilité d'agir, de prendre des responsabilités, de rencontrer des personnes, de s’exprimer, de confronter ses idées, d'apprendre. Il est donc primordial de savoir placer un bénévole au bon endroit et de lui donner la tâche qui lui convient. Ceci est extrêmement profitable, aussi bien pour le groupe, que pour le bénévole.

Idéalement, le bénévole a le sentiment que le temps et l'énergie qu'il consacre à l'organisation profitent à cette dernière tout en lui permettant de vivre une expérience enrichissante sur le plan personnel. L'activité ne génère alors que des gagnants.

L’engagement de bénévoles est donc une décision importante qu’une association doit prendre en connaissance de cause. Il faut être conscient que l’encadrement de bénévoles demande du temps, du savoir-faire et du savoir-être.

Ce vade-mecum, qui a pour objectif de proposer quelques outils concrets pour l’encadrement de bénévoles, est subdivisé en plusieurs parties à savoir :

Il ne faut pas sous-estimer le temps et l'énergie qu'une association qui décide de travailler avec des bénévoles, doit investir pour leur encadrement. Aussi est-il important de définir la politique du bénévolat au sein de l’association. Les questions suivantes peuvent aider à établir les priorités :

  • Pourquoi notre association veut-elle travailler avec des bénévoles ?
  • Quelle est notre vision du bénévolat ?
  • Comment allons-nous intégrer le bénévolat dans notre organisation ?
  • Quelle place accordons-nous au bénévolat par rapport au travail salarié ?
  • Pour quels niveaux de responsabilités voulons-nous recruter des bénévoles ?
  • Quelles sont les tâches que les bénévoles devront accomplir ?
  • Quelles sont les compétences que les bénévoles que nous recherchons devront avoir ?
  • Que peut offrir notre association aux bénévoles (encadrement, formations, matériel, formes de reconnaissance) ?
  • De quelles ressources financières dispose notre association pour encadrer ses bénévoles ?
  • Désignerons-nous un responsable ou un représentant des bénévoles et quels sont les différents moyens mis à sa disposition (logistique, financier…) ?


Une fois toutes ces questions éclaircies au sein des différents niveaux de l’association (conseil d'administration, équipe de salariés…), il est important de rédiger une brochure informative pour collaborateurs bénévoles. Cette brochure contient des informations concernant :

  • la politique du bénévolat au sein de l'association
  • le règlement interne pour les bénévoles
  • un questionnaire relatif à la motivation des bénévoles
  • une convention pour bénévoles

Une fois les tâches formelles terminées, il est primordial de se poser la question du comment attirer des bénévoles dans notre association.

OFFRES D’ENGAGEMENTS DE BÉNÉVOLES

Comment recruter de nouveaux bénévoles :

  • Le contact personnel reste le moyen le plus efficace de recruter des bénévoles.
  • Distribution de dépliants avec une description détaillée des tâches pour lesquelles l'association voudrait recruter des bénévoles à des endroits – clefs (communes, institutions...)
  • Insertion d'une offre d'engagement bénévole attrayante dans la presse locale et/ou nationale, sur internet, peut également attirer des personnes en recherche d’une activité bénévole.
  • Organisation de réunions d’informations pour bénévoles potentiels et la recherche de nouveaux bénévoles par des stands d’information est une autre possibilité.
  • Présentation de l'offre d’activité bénévole avec une description de tâche précise à l'Agence du Bénévolat.


Une fois des personnes en recherche d’une activité bénévole contactées, il s'agit de bien choisir la ou les personne/s qui conviennent à l’association. En effet, savoir placer un bénévole au bon endroit est profitable, aussi bien pour le groupe que pour le bénévole.

Normalement un premier contact se fait par téléphone. Ceci constitue la possibilité d’échanger les premières informations et d’envoyer à la personne intéressée une brochure informative pour collaborateurs bénévoles.

PREMIER ENTRETIEN AVEC LE NOUVEAU BÉNÉVOLE

Le premier entretien avec une personne intéressée à faire du bénévolat dans l’association est fort important. Quelques points à observer :

Présentation des objectifs et des tâches

  • Echanger sur les objectifs de l’association
  • Insister sur les attentes de l’association
  • Essayer de déterminer très clairement les attentes et demandes des futurs bénévoles

Informations générales à communiquer aux bénévoles

Assurances
Informer les bénévoles sur les activités qui sont prises en compte par les assurances de l’association, mais mentionner également celles qui ne le sont pas.

Frais
Discuter avec le futur bénévole dans quelles conditions les dépenses réelles et justifiées engagées par ce dernier, peuvent lui être remboursées (stationnement, déplacement…)

Rapports entre salariés et bénévoles
Définir clairement le rôle et les tâches des salariés et des bénévoles et informer les bénévoles.

Observations à faire lors du premier entretien
Les observations reprises ci-dessous servent à vérifier si les besoins et les attentes des responsables de l’association sont conciliables avec les besoins et attentes des bénévoles. En cas de doute, il ne faut pas hésiter à faire revenir une personne en recherche d’une activité plusieurs fois.

  • La personnalité du futur bénévole (manière de parler, comportement, capacité d’écoute…)
  • Pourquoi la personne en recherche d’une activité bénévole, veut-elle s’engager dans notre association / son auto-évaluation; les expériences qu’elle a faites dans le domaine pour lequel elle veut s’engager.
  • Le futur bénévole dispose-t-il  du temps nécessaire ?
  • Est-il prêt à respecter le contrat formel ou informel passé avec l’association ?
  • La personne en recherche d’une activité bénévole a-t-elle compris ce qu’on attend d’elle ?
  • Quel est le caractère de la personne ? (pas compliqué-compliqué) ? Sur quels signes je me base pour faire ces observations ?
  • Comment était l’atmosphère ? (confiance, méfiance)
  • Y a-t-il eu des malentendus ?


Le/la futur/e bénévole a-t-il /a-t-elle :

  • des capacités d’endurance physique et psychique
  • des capacités de communiquer
  • des capacités de gérer un conflit
  • des capacités de travailler en équipe
  • des capacités d’aider à développer le projet.


La fiche de bénévole
Etablir une fiche pour chaque bénévole et y noter les informations importantes. Faire signer cette fiche par la personne concernée (loi sur la protection des données).

La sélection
Il est important de faire la présélection avec un tact particulier et d’informer les « candidats bénévoles » de la décision qui a été prise et du pourquoi de cette décision.

Pour les candidats retenus, il s’agit d’assurer leur encadrement au quotidien et de créer un climat mobilisant pour les nouveaux bénévoles et l’équipe en place. Lors de l’entretien d’embauche, il peut être convenu d’une période d’essai avec, au terme de cette période, un entretien de régularisation.

Il est conseillé aux bénévoles et aux associations avec lesquelles ils collaborent, d’une part, de fixer par écrit les attentes respectives et les points à respecter, même pour les tâches de courte durée, et, d’autre part, de discuter régulièrement de la prolongation éventuelle de l’activité. D’un commun accord, le type, l’ampleur et la durée de l’engagement sont déterminés.

ENCADREMENT DE BÉNÉVOLES AU QUOTIDIEN

Ce point est divisé en plusieurs parties à savoir :

  • l’accueil de nouveaux bénévoles
  • les points à observer pour stimuler la motivation des bénévoles
  • les impacts qui découlent d’un engagement bénévole
  • les entretiens de régulation

L’accueil de nouveaux bénévoles


Lorsque les bénévoles commencent, ils risquent de ne pas être sûrs d’eux-mêmes ni de leurs compétences et ne savent pas trop ce que l’organisme attend d’eux. Il est donc important de prendre le temps pour :

  • les accueillir
  • leur expliquer le fonctionnement de l’association
  • les initier à la tâche qui leur sera confiée


Une lettre de bienvenue peut être un moyen parmi d’autres de faire savoir au nouveau bénévole qu’il fait partie intégrante de l’association.

Avant de confier un travail à un bénévole, il faut s’assurer à nouveau (réassurer) que c’est ce qu’il veut faire. Il est également important de fixer en commun accord avec le bénévole, une période d’essai, pendant laquelle le bénévole est encadré ou bien par un autre bénévole, ou bien par le responsable des bénévoles.

Un entretien de régularisation aura lieu en fin de période d’essai. Cet entretien donne l’occasion de faire des offres de formations au bénévole.

Les points à observer pour stimuler la motivation des bénévoles
Il n'y a pas vraiment de secret à la motivation, il s'agit simplement de laisser faire aux bénévoles ce qu’ils aiment et sont capables d’accomplir, si ceci concorde avec les objectifs de l'association et les tâches des collaborateurs (bénévoles et salariés) en place. Il faut évidemment entretenir le moral des bénévoles et stimuler leurs motivations.

  • Tenez vous disponible
  • Donnez aux bénévoles une raison de prendre part à vos activités
  • Reconnaissez leur apport
  • Invitez les bénévoles à communiquer avec vous et entre eux
  • Faites assister salariés et bénévoles à vos réunions
  • Soyez clair dans l’établissement des objectifs à atteindre
  • Ne dépréciez jamais, ni vos salariés, ni vos bénévoles
  • Quand il vous faut faire des remarques à quelqu’un, choisissez le moment avec soin : ne tardez pas à le faire, faites-le en terrain neutre et en tête à tête, soyez précis dans la formulation du problème
  • Sachez reconnaître quand la mise au point a duré assez longtemps
  • Ne faites pas de favoritisme
  • Soyez sensible aux autres
  • Soyez honnête et sincère dans vos compliments
  • Soyez réceptif aux points de vue et opinions exprimés
  • Déléguez sans toutefois vous décharger de vos obligations
  • Veillez constamment à votre croissance personnelle ainsi qu’à celle des bénévoles et des salariés


La motivation est une force intérieure très personnelle. Elle donne à chacun l'élan nécessaire pour répondre à ses besoins. On ne peut forcer les gens à accomplir des tâches qui ne les intéressent pas.

On peut comparer la motivation à :

  • Une montre – une fois qu'on a pris le temps de la remonter, elle fonctionne d'elle-même pendant des jours ;
  • Une fleur – elle s'épanouit quand on en prend soin et meurt quand on la néglige ;
  • Une balle – elle a besoin d'aide pour rebondir.


Impacts qui découlent d’un engagement bénévole

Impacts sur l'association :

  • elle atteint ses objectifs,
  • elle réalise ses plans à court terme,
  • elle bénéficie du travail d'équipe,
  • elle profite du résultat final,
  • on travaille dans la bonne humeur.


Impacts sur le bénévole :

  • il récolte de la reconnaissance,
  • il fait un travail intéressant,
  • il acquiert des responsabilités,
  • il a un sentiment d’accomplissement,
  • il se sent utile.


Les entretiens de régulation


La communication interne de l’association doit être claire et succincte afin que tout le monde soit au courant des décisions ou activités importantes. En plus, il importe de prévoir des entretiens périodiques avec les bénévoles individuellement.

Ces entretiens ont pour objectifs :

  • d'adapter les horaires, la tâche à effectuer, les attentes des bénévoles à ce qui est possible de réaliser dans le cadre du bénévolat
  • d'informer les bénévoles sur de nouveaux projets et leur demander leur avis
  • les aider pendant leurs moments d’hésitation
  • les aider à prendre plus de responsabilités
  • à faire signer un contrat renouvelable d'année en année après avoir eu un entretien d’évaluation
  • à vérifier comment la collaboration a-t-elle fonctionné jusqu'à présent, a-t-elle été fructueuse aussi bien pour l’association que pour le bénévole, évaluation de l’efficience (comparaison du temps investi de part et d’autre et du rendement).
  • à vérifier si les objectifs fixés lors de l’entretien précédent ont-ils été atteints ? (si oui, en quoi, si non pourquoi)
  • à fixer un nouveau rendez-vous pour le prochain entretien.

RECONNAISSANCE DES BÉNÉVOLES

Les bénévoles sont des gens de valeur qui méritent qu'on leur témoigne de la gratitude pour le temps et l’énergie qu'ils consacrent à l'organisation. Ci-dessous une liste non exhaustive de possibilités de reconnaissance de bénévoles :

  • établir un certificat qui décrit leur personnalité, leurs engagements et leurs talents (valorisation du curriculum vitae)
  • proposer aux bénévoles de participer à des formations payées par l’association
  • leur envoyer une carte/des fleurs pour leur anniversaire
  • faire une excursion commune
  • invitation annuelle à un dîner pour bénévoles
  • en cas de maladie prendre des nouvelles
  • leur faire des petits cadeaux

Il faut retenir que l'encadrement des bénévoles est indispensable pour atteindre l’objectif de l’intégration du bénévole dans la structure d’une association. Le travail d’encadrement exige un savoir-faire et un savoir-être indéniable de la part de l'équipe de coordination composée de salariés ou de responsables d'associations-bénévoles.

Le bénévole devrait être encouragé à profiter de ses activités au sein de l’association pour s'améliorer, apprendre et se réaliser soi-même. Les marques de reconnaissance et d’encouragement sont essentielles à la motivation et au maintien d’une participation active de toute personne qui œuvre au sein d’une association.