Betreuung von Ehrenamtlichen im Alltag

Dieser Punkt ist in mehrere Teile gegliedert, nämlich :

• die Aufnahme neuer Freiwilliger
• worauf Sie achten sollten, um die Motivation der Freiwilligen zu fördern.
• die Auswirkungen, die sich aus einem freiwilligen Engagement ergeben.
• die regulierenden Gespräche

Die Aufnahme neuer Freiwilliger

Wenn Freiwillige neu anfangen, sind sie möglicherweise noch unsicher in Bezug auf sich selbst und ihre Fähigkeiten und wissen nicht genau, was die Organisation von ihnen erwartet. Daher ist es wichtig, sich Zeit zu nehmen, um :

• sie zu begrüßen
• ihnen die Arbeitsweise der Organisation zu erklären
• sie in die ihnen übertragenen Aufgaben einzuführen.

Ein Begrüßungsschreiben kann eine von mehreren Möglichkeiten sein, um den neuen Freiwilligen wissen zu lassen, dass er ein Teil der Organisation ist.

Bevor man einem Freiwilligen eine Aufgabe überträgt, sollte man sich noch einmal vergewissern (rückversichern), dass er das auch wirklich tun möchte. Es ist auch wichtig, in Absprache mit dem Freiwilligen eine Probezeit festzulegen, in der der Freiwillige entweder von einem anderen Freiwilligen oder vom Freiwilligenmanager betreut wird.

Am Ende der Probezeit findet ein reguläres Gespräch statt. Dieses Gespräch bietet die Gelegenheit, dem Freiwilligen Angebote für Schulungen zu machen.

Was Sie beachten sollten, um die Motivation der Freiwilligen zu fördern.

Es gibt kein wirkliches Geheimnis der Motivation, es geht einfach darum, die Freiwilligen das tun zu lassen, was ihnen Spaß macht und wozu sie in der Lage sind, wenn dies mit den Zielen der Organisation und den Aufgaben der vorhandenen (ehrenamtlichen und hauptamtlichen) Mitarbeiter übereinstimmt. Natürlich muss die Moral der Freiwilligen aufrechterhalten und ihre Motivation gefördert werden.

• Halten Sie sich verfügbar
• Geben Sie den Freiwilligen einen Grund, an Ihren Aktivitäten teilzunehmen.
• Erkennen Sie ihren Beitrag an
• Laden Sie die Freiwilligen ein, mit Ihnen und untereinander zu kommunizieren.
• Lassen Sie Mitarbeiter und Freiwillige an Ihren Sitzungen teilnehmen.
• Seien Sie klar bei der Festlegung der zu erreichenden Ziele.
• Setzen Sie weder Ihre Angestellten noch Ihre Freiwilligen jemals herab.
• Wenn Sie jemandem etwas sagen müssen, wählen Sie den Zeitpunkt mit Bedacht: zögern Sie nicht, tun Sie es auf neutralem Boden und unter vier Augen, formulieren Sie das Problem präzise.
• Erkennen Sie, wenn die Fokussierung lange genug gedauert hat.
• Bevorzugen Sie niemanden
• Seien Sie sensibel für andere
• Seien Sie ehrlich und aufrichtig in Ihren Komplimenten.
• Seien Sie empfänglich für geäußerte Ansichten und Meinungen.
• Delegieren Sie, ohne jedoch Ihre Verpflichtungen abzugeben.
• Achten Sie ständig auf Ihr persönliches Wachstum sowie auf das der Freiwilligen und Angestellten.

Motivation ist eine sehr persönliche innere Kraft. Sie verleiht jedem Menschen den nötigen Schwung, um seine Bedürfnisse zu erfüllen. Man kann Menschen nicht dazu zwingen, Aufgaben zu erledigen, an denen sie kein Interesse haben.

Man kann Motivation vergleichen mit :

• Eine Uhr - wenn man sich einmal die Zeit genommen hat, sie aufzuziehen, läuft sie tagelang wie von selbst ;
• Eine Blume - sie blüht, wenn man sie pflegt, und stirbt, wenn man sie vernachlässigt ;
• Ein Ball - er braucht Hilfe, um abzuprallen.

Auswirkungen, die sich aus einem freiwilligen Engagement ergeben.

Auswirkungen auf die Organisation :

• Sie erreicht ihre Ziele,
• Sie setzt ihre kurzfristigen Pläne um,
• sie profitiert von der Teamarbeit,
• sie profitiert vom Endergebnis,
• man arbeitet in guter Stimmung.

Auswirkungen auf den Freiwilligen :

• er erntet Anerkennung,
• er macht eine interessante Arbeit,
• Er übernimmt Verantwortung,
• er hat ein Gefühl der Erfüllung,
• Er fühlt sich nützlich.

Die regulierenden Gespräche

Die interne Kommunikation der Organisation sollte klar und kurz sein, damit jeder über wichtige Entscheidungen oder Aktivitäten informiert ist. Darüber hinaus ist es wichtig, regelmäßige Gespräche mit einzelnen Ehrenamtlichen zu führen.

Diese Gespräche haben folgende Ziele:

• die Arbeitszeiten, die zu erledigende Aufgabe und die Erwartungen der Freiwilligen an das anzupassen, was im Rahmen der Freiwilligenarbeit möglich ist.
• die Freiwilligen über neue Projekte zu informieren und sie um ihre Meinung zu bitten
• ihnen in Momenten des Zögerns zu helfen
• ihnen zu helfen, mehr Verantwortung zu übernehmen
• einen Vertrag unterschreiben zu lassen, der nach einem Auswertungsgespräch von Jahr zu Jahr verlängert werden kann.
• zu überprüfen, wie die Zusammenarbeit bisher funktioniert hat, ob sie sowohl für die Organisation als auch für den Freiwilligen erfolgreich war, Bewertung der Effizienz (Vergleich der von beiden Seiten investierten Zeit und des Ertrags).
• zu überprüfen, ob die im vorherigen Gespräch festgelegten Ziele erreicht wurden (wenn ja, inwiefern, wenn nein, warum).
• einen neuen Termin für das nächste Gespräch zu vereinbaren.