Encadrement de bénévoles au quotidien

Ce point est divisé en plusieurs parties à savoir :

• l’accueil de nouveaux bénévoles
• les points à observer pour stimuler la motivation des bénévoles
• les impacts qui découlent d’un engagement bénévole
• les entretiens de régulation

L’accueil de nouveaux bénévoles

Lorsque les bénévoles commencent, ils risquent de ne pas être sûrs d’eux-mêmes ni de leurs compétences et ne savent pas trop ce que l’organisme attend d’eux. Il est donc important de prendre le temps pour :

• les accueillir
• leur expliquer le fonctionnement de l’association
• les initier à la tâche qui leur sera confiée

Une lettre de bienvenue peut être un moyen parmi d’autres de faire savoir au nouveau bénévole qu’il fait partie intégrante de l’association.

Avant de confier un travail à un bénévole, il faut s’assurer à nouveau (réassurer) que c’est ce qu’il veut faire. Il est également important de fixer en commun accord avec le bénévole, une période d’essai, pendant laquelle le bénévole est encadré ou bien par un autre bénévole, ou bien par le responsable des bénévoles.

Un entretien de régularisation aura lieu en fin de période d’essai. Cet entretien donne l’occasion de faire des offres de formations au bénévole.

Les points à observer pour stimuler la motivation des bénévoles

Il n'y a pas vraiment de secret à la motivation, il s'agit simplement de laisser faire aux bénévoles ce qu’ils aiment et sont capables d’accomplir, si ceci concorde avec les objectifs de l'association et les tâches des collaborateurs (bénévoles et salariés) en place. Il faut évidemment entretenir le moral des bénévoles et stimuler leurs motivations.

• Tenez vous disponible
• Donnez aux bénévoles une raison de prendre part à vos activités
• Reconnaissez leur apport
• Invitez les bénévoles à communiquer avec vous et entre eux
• Faites assister salariés et bénévoles à vos réunions
• Soyez clair dans l’établissement des objectifs à atteindre
• Ne dépréciez jamais, ni vos salariés, ni vos bénévoles
• Quand il vous faut faire des remarques à quelqu’un, choisissez le moment avec soin : ne tardez pas à le faire, faites-le en terrain neutre et en tête à tête, soyez précis dans la formulation du problème
• Sachez reconnaître quand la mise au point a duré assez longtemps
• Ne faites pas de favoritisme
• Soyez sensible aux autres
• Soyez honnête et sincère dans vos compliments
• Soyez réceptif aux points de vue et opinions exprimés
• Déléguez sans toutefois vous décharger de vos obligations
• Veillez constamment à votre croissance personnelle ainsi qu’à celle des bénévoles et des salariés

La motivation est une force intérieure très personnelle. Elle donne à chacun l'élan nécessaire pour répondre à ses besoins. On ne peut forcer les gens à accomplir des tâches qui ne les intéressent pas.

On peut comparer la motivation à :

• Une montre – une fois qu'on a pris le temps de la remonter, elle fonctionne d'elle-même pendant des jours ;
• Une fleur – elle s'épanouit quand on en prend soin et meurt quand on la néglige ;
• Une balle – elle a besoin d'aide pour rebondir.

Impacts qui découlent d’un engagement bénévole

Impacts sur l'association :

• elle atteint ses objectifs,
• elle réalise ses plans à court terme,
• elle bénéficie du travail d'équipe,
• elle profite du résultat final,
• on travaille dans la bonne humeur.

Impacts sur le bénévole :

• il récolte de la reconnaissance,
• il fait un travail intéressant,
• il acquiert des responsabilités,
• il a un sentiment d’accomplissement,
• il se sent utile.

Les entretiens de régulation

La communication interne de l’association doit être claire et succincte afin que tout le monde soit au courant des décisions ou activités importantes. En plus, il importe de prévoir des entretiens périodiques avec les bénévoles individuellement.

Ces entretiens ont pour objectifs :

• d'adapter les horaires, la tâche à effectuer, les attentes des bénévoles à ce qui est possible de réaliser dans le cadre du bénévolat
• d'informer les bénévoles sur de nouveaux projets et leur demander leur avis
• les aider pendant leurs moments d’hésitation
• les aider à prendre plus de responsabilités
• à faire signer un contrat renouvelable d'année en année après avoir eu un entretien d’évaluation
• à vérifier comment la collaboration a-t-elle fonctionné jusqu'à présent, a-t-elle été fructueuse aussi bien pour l’association que pour le bénévole, évaluation de l’efficience (comparaison du temps investi de part et d’autre et du rendement).
• à vérifier si les objectifs fixés lors de l’entretien précédent ont-ils été atteints ? (si oui, en quoi, si non pourquoi)
• à fixer un nouveau rendez-vous pour le prochain entretien.