Erstgespräch mit dem neuen Freiwilligen
Das erste Gespräch mit einer Person, die sich für eine ehrenamtliche Tätigkeit in der Organisation interessiert, ist sehr wichtig. Einige Punkte, die Sie beachten sollten:
Vorstellung der Ziele und Aufgaben
- Sich über die Ziele der Organisation austauschen
- Betonen Sie die Erwartungen der Organisation.
- Versuchen Sie, die Erwartungen und Anforderungen der zukünftigen Freiwilligen sehr klar zu bestimmen.
Allgemeine Informationen, die den Freiwilligen mitgeteilt werden sollten.
Versicherungen
Informieren Sie die Freiwilligen über die Aktivitäten, die von den Versicherungen des Vereins abgedeckt werden, aber erwähnen Sie auch, welche Aktivitäten nicht abgedeckt werden.
Kosten
Besprechen Sie mit dem zukünftigen Freiwilligen, unter welchen Bedingungen ihm tatsächliche und gerechtfertigte Ausgaben, die ihm entstanden sind, erstattet werden können (Parkplatz, Fahrtkosten...).
Verhältnis zwischen Angestellten und Freiwilligen
Legen Sie die Rolle und die Aufgaben von Angestellten und Freiwilligen klar fest und informieren Sie die Freiwilligen.
Beobachtungen, die beim ersten Gespräch gemacht werden sollten.
Die im Folgenden aufgeführten Beobachtungen dienen dazu, zu überprüfen, ob die Bedürfnisse und Erwartungen der Verantwortlichen der Organisation mit den Bedürfnissen und Erwartungen der Freiwilligen vereinbar sind. Im Zweifelsfall sollte man nicht zögern, eine Person, die nach einer Tätigkeit sucht, mehrmals wiederkommen zu lassen.
Die Persönlichkeit des zukünftigen Freiwilligen (Art zu sprechen, Verhalten, Fähigkeit zuzuhören...).
- Warum möchte sich die Person, die eine ehrenamtliche Tätigkeit sucht, in unserer Organisation engagieren / Selbsteinschätzung; Erfahrungen, die sie in dem Bereich gemacht hat, in dem sie sich engagieren möchte.
- Verfügt der zukünftige Freiwillige über die nötige Zeit?
- Ist sie/er bereit, den formellen oder informellen Vertrag mit der Organisation einzuhalten?
- Hat die Person, die eine ehrenamtliche Tätigkeit sucht, verstanden, was von ihr erwartet wird?
- Wie ist der Charakter der Person (unkompliziert-kompliziert)? Auf welche Anzeichen stütze ich mich bei meinen Beobachtungen?
- Wie war die Atmosphäre (Vertrauen, Misstrauen)?
- Gab es Missverständnisse?
Hat der/die zukünftige Freiwillige :
- physische und psychische Ausdauerfähigkeiten
- Fähigkeiten zur Kommunikation
- Fähigkeiten, einen Konflikt zu bewältigen
- Fähigkeiten, in einem Team zu arbeiten
- Fähigkeiten, bei der Entwicklung des Projekts zu helfen.
Die Karteikarte für Freiwillige
Erstellen Sie ein Blatt für jeden Freiwilligen und notieren Sie dort wichtige Informationen. Lassen Sie dieses Blatt von der betreffenden Person unterschreiben (Datenschutzgesetz).
Die Auswahl
Es ist wichtig, die Vorauswahl mit besonderem Fingerspitzengefühl zu treffen und die "Freiwilligenkandidaten" über die getroffene Entscheidung und die Gründe für diese Entscheidung zu informieren.
Bei den ausgewählten Kandidaten geht es darum, sie im Alltag zu betreuen und ein mobilisierendes Klima für die neuen Freiwilligen und das bestehende Team zu schaffen. Im Rahmen des Einstellungsgesprächs kann eine Probezeit vereinbart werden, nach deren Ablauf ein reguläres Gespräch stattfindet.
Es ist ratsam, dass Freiwillige und die Organisationen, mit denen sie zusammenarbeiten, zum einen die jeweiligen Erwartungen und Punkte, die auch bei kurzfristigen Aufgaben zu beachten sind, schriftlich festhalten und zum anderen regelmäßig über eine mögliche Verlängerung der Tätigkeit sprechen. Im gegenseitigen Einvernehmen werden Art, Umfang und Dauer des Einsatzes festgelegt.