Premier entretien avec le nouveau bénévole

Le premier entretien avec une personne intéressée à faire du bénévolat dans l’association est fort important. Quelques points à observer :

Présentation des objectifs et des tâches

• Echanger sur les objectifs de l’association
• Insister sur les attentes de l’association
• Essayer de déterminer très clairement les attentes et demandes des futurs bénévoles

Informations générales à communiquer aux bénévoles

Assurances
Informer les bénévoles sur les activités qui sont prises en compte par les assurances de l’association, mais mentionner également celles qui ne le sont pas.

Frais
Discuter avec le futur bénévole dans quelles conditions les dépenses réelles et justifiées engagées par ce dernier, peuvent lui être remboursées (stationnement, déplacement…)

Rapports entre salariés et bénévoles
Définir clairement le rôle et les tâches des salariés et des bénévoles et informer les bénévoles.

Observations à faire lors du premier entretien
Les observations reprises ci-dessous servent à vérifier si les besoins et les attentes des responsables de l’association sont conciliables avec les besoins et attentes des bénévoles. En cas de doute, il ne faut pas hésiter à faire revenir une personne en recherche d’une activité plusieurs fois.

• La personnalité du futur bénévole (manière de parler, comportement, capacité d’écoute…)
• Pourquoi la personne en recherche d’une activité bénévole, veut-elle s’engager dans notre association / son auto-évaluation; les expériences qu’elle a faites dans le domaine pour lequel elle veut s’engager.
• Le futur bénévole dispose-t-il  du temps nécessaire ?
• Est-il prêt à respecter le contrat formel ou informel passé avec l’association ?
• La personne en recherche d’une activité bénévole a-t-elle compris ce qu’on attend d’elle ?
• Quel est le caractère de la personne ? (pas compliqué-compliqué) ? Sur quels signes je me base pour faire ces observations ?
• Comment était l’atmosphère ? (confiance, méfiance)
• Y a-t-il eu des malentendus ?

Le/la futur/e bénévole a-t-il /a-t-elle :

• des capacités d’endurance physique et psychique
• des capacités de communiquer
• des capacités de gérer un conflit
• des capacités de travailler en équipe
• des capacités d’aider à développer le projet.

La fiche de bénévole
Etablir une fiche pour chaque bénévole et y noter les informations importantes. Faire signer cette fiche par la personne concernée (loi sur la protection des données).

La sélection
Il est important de faire la présélection avec un tact particulier et d’informer les « candidats bénévoles » de la décision qui a été prise et du pourquoi de cette décision.

Pour les candidats retenus, il s’agit d’assurer leur encadrement au quotidien et de créer un climat mobilisant pour les nouveaux bénévoles et l’équipe en place. Lors de l’entretien d’embauche, il peut être convenu d’une période d’essai avec, au terme de cette période, un entretien de régularisation.

Il est conseillé aux bénévoles et aux associations avec lesquelles ils collaborent, d’une part, de fixer par écrit les attentes respectives et les points à respecter, même pour les tâches de courte durée, et, d’autre part, de discuter régulièrement de la prolongation éventuelle de l’activité. D’un commun accord, le type, l’ampleur et la durée de l’engagement sont déterminés.